‘Het is goed als je in staat bent om mee te bewegen’

"De dienst Financiën van de gemeente Amsterdam zit midden in een grootscheepse reorganisatie. Naast een praktische en organisatorische verandering, is er een cultuuromslag nodig. Ook de 150 medewerkers van de afdeling Debiteuren/Crediteuren krijgen hiermee te maken. Een belangrijke verandering in het dagelijkse werk is dat eventuele foutjes niet 'tijdelijk' worden gerepareerd, om daarna weer over te gaan tot de orde van de dag. Vanaf nu worden ze direct gemeld om tot een structurele verbetering te komen. Continu leren en verbeteren wordt onderdeel van de nieuwe cultuur en dat gaat niet vanzelf. Markus Verbeek Praehep schiet hierbij te hulp met een incompanytraject. Consultant Belinda Kerkhove in gesprek met afdelingsmanager Gilles de Meij, die de omslag voor zijn team in goede banen leidt: "We zitten op een kantelpunt."

Gilles de Meij moest er zelf in het begin ook nog even aan wennen. Het gebeurde op het moment dat hij zijn bureau verliet om te gaan lunchen. Een collega wees hem erop dat hij niet had uitgelogd. Zijn primaire reactie - "Waar bemoei je je mee?" - slikte De Meij op tijd in. Want paste de actie van zijn collega nou niet juist in de gewenste nieuwe lijn? Moeten zijn medewerkers nou niet juist schoonheidsfoutjes en onvolkomenheden signaleren om structurele verbeteringen mogelijk te maken? Want dat staat centraal in de cultuuromslag die de financiële afdeling voor ogen heeft.

'Die oliemannetjes zijn er niet meer'

"Deze benadering is helemaal nieuw voor ons", vertelt De Meij. "Als er zich een foutje voordeed, werd dat even hersteld door senior medewerkers die alles wisten. In elk organisatieonderdeel liep er wel eentje rond. Met de introductie van één centrale administratie en daarmee een centraal gehuisveste afdeling, zijn deze 'oliemannetjes' er niet meer. Dat is maar goed ook, want het was niet efficiënt. Er werd hierdoor niet naar de oorzaak van het foutje gekeken. Nu worden fouten niet hersteld, maar gemeld. We kijken naar structurele verbeteringen en vragen ons af hoe we dit kunnen voorkomen. In het begin vond niet iedereen dit ideaal. "Ik kan het zelf toch wel even doen?", zeiden collega's dan. Maar we zitten nu op een kantelpunt. Het besef groeit dat het goed is om het anders te doen. Er komt meer overzicht, we zijn op weg naar goedlopende werkprocessen. En het is prettig werken op een afdeling waar rust en duidelijkheid heersen. Daar hebben niet alleen de collega's van Financiën profijt van, maar ook de rest van de organisatie en de bewoners en bedrijven van Amsterdam."

Gekozen voor Markus Verbeek Praehep

We zitten midden in het verandertraject. Het project Bewegen Op Eigen Kracht (BOEK) is daar een onderdeel van. Het doel van BOEK is het vergroten van kennis, maar ook de ontwikkeling van soft skills. De Meij: "Na een aanbesteding kwamen de mensen van Markus Verbeek Praehep als beste naar voren. Zij hebben een soort nulmeting gedaan en gekeken waar welke talenten zaten. Daarna zijn er individuele opleidingsadviezen geformuleerd. We hebben er bewust voor gekozen om de medewerkers een diploma te laten behalen. Dat is buiten de gemeente Amsterdam immers ook veel waard. Voor ons was het heel belangrijk dat het programma afgestemd wordt op onze medewerkers. Voor de meesten van hen is het jaren geleden dat zij in de schoolbanken zaten. Het programma is er speciaal op ingericht dat het voor werkenden geschikt en aantrekkelijk is."

Het ontwikkelen van soft skills

Van de honderdvijftig medewerkers zijn er veertig aan een opleidingstraject begonnen. Kennis van onder meer boekhouden doen ze op MBO 3- en 4-niveau op en er is ook volop aandacht voor het ontwikkelen van soft skills, sociale vaardigheden die tegenwoordig heel belangrijk zijn. In april 2016 waren de intakes, na de zomer zijn de opleidingen begonnen en die lopen door in 2017. Het traject loopt volgens De Meij in zijn algemeenheid goed. Zijn ideaal? Dat zijn mensen trots met hun MBO-diploma in hun handen staan. "Maar vooral dat ze het vertrouwen hebben dat ze zelf 'in the lead' zijn en continu blijven leren en verbeteren. De wereld blijft in beweging, ook de afdeling Debiteuren/Crediteuren. Het is goed als je in staat bent om mee te bewegen."

Contact met MVP

Heb je vragen?

Onze opleidingsadviseurs zijn nu telefonisch bereikbaar

035 - 5 280 811
06 - 82346819

Ma t/m Vr: 08.00 - 18.00 uur