De jaarafsluiting begint niet in december!

Voor de meeste medewerkers is het vanzelfsprekend dat hun salaris netjes wordt betaald. Maar als het einde van het jaar eraan komt, is het superbelangrijk dat we het jaar goed kunnen afsluiten, dat alles klopt en dat we het nieuwe jaar kunnen opstarten. 

En juist daarom vind ik november zo'n belangrijke maand. Want wat je nu controleert en herstelt, hoef je straks niet in alle haast in december op te lossen. Of erger nog, te corrigeren in het nieuwe jaar ... 

Eerst terugkijken: controleer de salarisadministratie over 2026 

Voordat we ons volledig richten op 2027, moeten we natuurlijk eerst zorgen dat 2026 goed wordt afgesloten. En dat begint wat mij betreft met een kritische blik op de salarisadministratie. Niet alleen controleren of de laatste salarisverwerking goed is gegaan, maar juist kijken naar het hele jaar. 

• Zijn alle medewerkers op de juiste manier verloond? 
• Kloppen de toegepaste premies? 
• Zijn de juiste loonheffingstabellen gebruikt? 
• Zijn er nog correcties nodig en sluiten de gegevens in de salarisadministratie aan op de ingediende loonaangiften? 

Een goede checklist is daarom erg belangrijk. 

Let op instellingen die jarenlang worden overgenomen 

Ik zie in de praktijk regelmatig dat bepaalde instellingen jarenlang worden overgenomen zonder dat iemand zich nog afvraagt of ze eigenlijk wel juist zijn. Neem bijvoorbeeld de Aof-premie. Is voor iedere werkgever het juiste percentage toegepast? En hoe zit het met de WW-premie? Is de lage premie terecht toegepast en moet er voor bepaalde medewerkers nog een herziening plaatsvinden? En hoe zit het met het pensioengevend salaris? Klopt dat nog voor alle medewerkers? 

Een onjuiste premie lijkt misschien een klein verschil op één loonstrook, maar wanneer dit een heel jaar bij meerdere medewerkers verkeerd gaat, kunnen de financiële gevolgen behoorlijk oplopen. 

Werkkostenregeling: hoeveel vrije ruimte is er nog? 

Een ander onderwerp dat ieder jaar weer terugkomt, is de werkkostenregeling. Hoeveel vrije ruimte is er nog beschikbaar? Welke vergoedingen en verstrekkingen zijn gedurende het jaar aangewezen als eindheffingsloon? En zijn alle kosten eigenlijk wel op de juiste manier verwerkt? 

Juist in de laatste maanden van het jaar worden vaak nog uitgaven gedaan die invloed hebben op de vrije ruimte. Denk aan personeelsfeesten, kerstpakketten, cadeaubonnen en andere extraatjes voor medewerkers. Daarom is het belangrijk om nu al inzichtelijk te maken hoeveel ruimte er nog beschikbaar is en of er mogelijk een overschrijding ontstaat. 

En vergeet vooral de samenwerking met de financiële administratie niet. Want niet alle kosten die onder de werkkostenregeling vallen, komen automatisch bij de salarisadministrateur terecht. Een goede afstemming tussen Finance en Payroll kan aan het einde van het jaar een hoop ellende voorkomen. 

Verlof, reserveringen en bijzondere betalingen 

Verlofsaldi en reserveringen verdienen ook jouw aandacht. Zijn alle verlofuren correct geregistreerd? Kloppen de reserveringen voor het vakantiegeld en een eventuele dertiende maand? En zijn er nog bijzondere betalingen die voor het einde van het jaar verwerkt moeten worden? Denk aan bonussen, eindejaarsuitkeringen of afspraken die gedurende het jaar zijn gemaakt, maar nog niet in de salarisadministratie zijn verwerkt. 

Bijzonder tarief en verloonde uren 

Daarbij is het ook belangrijk om te kijken naar het bijzonder tarief. Niet omdat iedere bijzondere betaling automatisch op dezelfde manier wordt belast, maar omdat de juiste toepassing van de loonheffingstabellen en het vastgestelde percentage bijzonder tarief essentieel is. 

En dan hebben we natuurlijk nog de verloonde uren. Een onderdeel dat soms minder aandacht krijgt dan het verdient, terwijl die gegevens van belang zijn voor onder andere de loonaangifte. 

Aansluiting op de financiële administratie 

Wat mij betreft is de aansluiting op de financiële administratie een van de belangrijkste controles bij de jaarafsluiting. 

• Sluiten de loonkosten en loonheffingen aan op de financiële administratie? 
• Zijn alle betalingen correct geboekt? 
• Kloppen de openstaande verplichtingen en zijn eventuele verschillen verklaarbaar? 

Een salarisverwerking kan technisch helemaal goed zijn verlopen, terwijl er in de financiële administratie toch verschillen ontstaan. Juist daarom vind ik het belangrijk dat Payroll en Finance elkaar niet pas aan het einde van het jaar opzoeken. 

Salarisadministratie is namelijk veel meer dan het verwerken van salarissen. We leveren belangrijke informatie voor de financiële administratie, de jaarrekening en de verantwoording aan verschillende instanties. Hoe beter die samenwerking gedurende het jaar verloopt, hoe eenvoudiger de jaarafsluiting uiteindelijk wordt. 

Jaarovergang 2027: wat verandert er per 1 januari? 

Terwijl we nog druk bezig zijn met de controles over 2026, moeten we natuurlijk ook vooruitkijken. Want een nieuw jaar betekent nieuwe bedragen, nieuwe percentages, aangepaste wetgeving en mogelijk wijzigingen in arbeidsvoorwaarden en cao's. Denk aan het wettelijk minimumuurloon, de premiepercentages voor de werknemersverzekeringen, de fiscale bedragen en de aanpassingen die voortkomen uit nieuwe wet- en regelgeving.  

Maar kijk ook naar de inrichting van het salarissysteem: 

• Zijn alle tabellen bijgewerkt? 
• Zijn de juiste grondslagen ingericht? 
• Zijn de cao-wijzigingen bekend en zijn eventuele nieuwe arbeidsvoorwaarden correct verwerkt? 

Want een fout die in december nog niet zichtbaar is, kan in januari ineens gevolgen hebben voor honderden loonstroken. En dan begint het nieuwe jaar toch net even anders dan je had gehoopt.

Vergeet de communicatie met werkgevers en medewerkers niet 

Wat ik zelf een belangrijk onderdeel vind van de jaarafsluiting, is de communicatie met werkgevers en medewerkers. Want wij kunnen alles technisch en fiscaal helemaal juist verwerken, maar als medewerkers niet begrijpen waarom hun nettosalaris in januari verandert, ontstaan er alsnog vragen. 

Waarom is mijn nettoloon anders? Waarom verandert mijn pensioenpremie? Waarom is mijn salaris aangepast, terwijl mijn bruto-uurloon hetzelfde is gebleven? Het zijn vragen die we ieder jaar opnieuw krijgen. 

Door werkgevers tijdig te informeren over de wijzigingen en de mogelijke gevolgen voor medewerkers, voorkom je een hoop onduidelijkheid. En laten we eerlijk zijn: een goed geïnformeerde werkgever is ook voor de salarisadministrateur een stuk prettiger werken. 

Tot slot: mijn advies voor november 

Ik zeg het vaker, salarisadministratie is zoveel meer dan alleen zorgen dat iedereen op tijd zijn salaris ontvangt. Het is een vak waarin kennis, nauwkeurigheid, verantwoordelijkheid en vooruitdenken samenkomen. Waarbij we niet alleen moeten weten wat de regels zijn, maar vooral moeten begrijpen wat die in de praktijk betekenen. 

Geen jaar is hetzelfde. Er verandert altijd wel iets en iedere verandering vraagt opnieuw om kennis, aandacht en soms ook een beetje creativiteit. 

Dus mijn advies voor november? Wacht niet tot december met je jaarafsluiting. Begin nu met controleren, stem af met je collega's en zorg dat je weet waar de aandachtspunten liggen. 

De beste jaarafsluiting is wat mij betreft niet die waarbij je in december nog heel hard moet werken om alles recht te trekken. Het is juist de jaarafsluiting waarbij je in december kunt zeggen: we hebben het onder controle. En dan mag die kerstboom wat mij betreft ook best een keer op tijd worden opgetuigd. 

Blijf up-to-date in salarisadministratie  

Wil jij ervoor zorgen dat je als salarisprofessional helemaal op de hoogte bent van alle veranderingen die jouw werk gaan raken per 1 januari 2027? Volg dan de Updatesessie Salarisadministratie (NIRPA PE). Je loopt in één dag de actuele wijzigingen in loonheffingen en arbeidsrecht langs, van mobiliteit en pensioen tot flexibele arbeidsrelaties en ontslagrecht.