Achter de cijfers: de column van Ronald Harreveld

Achter de schermen van een administratiekantoor 

‘Zoveel is het niet,’ dat lijkt tegenwoordig het standaardzinnetje als een nieuwe cliënt belt voor een afspraak.   

Of ze beginnen met: ‘ik heb slechts een kleine administratie.’   

Ik denk altijd dat ze dat zeggen in de hoop dat ik voor hen de klus dan voor € 100 of € 200 gedaan kan hebben. Uit ervaring weet ik inmiddels dat ik geen prijsopgaaf meer moet doen naar aanleiding van mailcontact of een telefoontje. Ik heb wel eens meegemaakt dat iemand die vond dat “het niet zoveel” was, met een krat met acht ordners erin op de stoep stond. (‘Dat is toch niet zo veel,’ kreeg ik toen terug, ‘toen ik in loondienst werkte stond er een kast vol met ordners’).

Wat veel cliënten vergeten, is dat er achter de schermen heel veel gebeurt; regels die toegepast moeten worden van de belastingdienst, brancheorganisaties, van de wet et cetera.  

Ik zeg het wel vaker, boekhouden is een vak, bijna een ambacht. Bij elk bonnetje moet nagedacht worden voordat deze ingeboekt wordt. Vragen rijzen: “Wat voor soort kosten zijn het?”, “Waarom is het aangeschaft?”, “Is het wel zakelijk (of gedeeltelijk zakelijk)?”, “Mag de btw teruggevraagd worden?”, “Moeten de kosten over meerdere jaren verdeeld worden?”, “In welk tijdvak vallen de kosten?”, ”Is het vooruitbetaald?” Soms valt de btw nog in 2022 terwijl de kosten voor 2023 zijn, et cetera, et cetera. Voorts moet er nog een dossier worden opgemaakt (ja, ook als je slechts tien bonnen hebt).

Vervolgens moeten er aansluitingen gemaakt worden, rondrekeningen, btw-toetsing, staat van materiële vastgelegde middelen en afschrijvingen. Debiteuren moeten worden gecheckt op afloop, idem voor crediteuren, et cetera, et cetera. En vaak wil je ook nog een analyse doen. Waarom is er dit jaar minder omzet? Waarom zijn de kosten dit jaar zo hoog? Dat soort zaken.

Pas geleden had ik een jaarrekening en ib afgerond. Het dossier was helemaal op orde. Toen kwam de cliënt er ineens achter dat er een laptop niet in de boeken stond. ‘Ow ja, die heb ik via mijn privé-rekening betaald, dat kon je niet weten. Het is gelukkig maar één rekening dus niet veel werk,’ kwam er achteraan.

Mmmm, gelukkig stond de factuur op naam van het bedrijf, dat scheelde weer een discussie. Maar de btw moest anders worden ingevoerd. De mva moest overhoop gehaald worden. De v&w werd anders, de toelichting daarop ook. De balans wijzigde door de nieuwe boekwaarde. En daardoor ook weer de toelichting op de balans.

En toen nog een suppletie van de btw-aangifte en een herziening van de aangifte inkomstenbelasting (inclusief aanpassing investeringsaftrek) invoeren.

Dus leuk als iemand zegt “het is niet zoveel”, maar daar trap ik niet meer in. Je bent zo weer een paar uur bezig.

Achter de schermen van een administratiekantoor gebeurt veel meer waar cliënt (vaak gelukkig?) geen weet van heeft. Het blijft een vak, een heel erg leuk vak.

Meer lezen over de belevenissen van een boekhouder?

Mocht je meer verhalen zoals deze willen lezen? Bekijk dan de LinkedIn-pagina van Ronald Harreveld of bestel zijn boek Belevenissen van een boekhouder.