Achter de cijfers: de column van Ronald Harreveld

Reiskosten 

Een doodgewone woensdagmiddag. 

Telefoon, net voordat ik om zes uur in de auto wilde stappen. 

‘Ronald, goedemiddag. Ik kreeg je telefoonnummer van die en die. 

Ik heb getekende cijfers nodig voor een huis. Kun jij me daarbij helpen? 

Ik ben een kleine zzp’er, dus het is niet veel.’ 

Als ze dat laatste zeggen word ik, zoals ik al schreef, altijd een beetje huiverig. In mijn achterhoofd hoor ik ook een stemmetje een mantra afspelen: ‘Niet doen, niet doen, niet doen.’ 

Maar ja, vriendin van hele goede bevriende cliënt. Ze heeft echt het huurhuis nodig anders staat ze op straat, dus ik hoor mezelf alweer “ja” zeggen (leermomentje voor mezelf). 

Maar goed. Spullen ontvangen. Supernette boekhouding, alles geboekt in het allerbeste boekhoudpakket dat er bestaat, dus ik ben alweer blij. Eigenlijk zie ik geen fouten, totdat ik de facturen die zij had gestuurd eens goed bestudeer. 

Ze rekent de kilometers door aan haar cliënten, met netjes de btw erover. 

Maar aan de kostenkant zie ik geen reiskosten. Dat rijmt niet met elkaar. 

Ik heb haar opgebeld en uitgelegd waar ik tegenaan liep. 

‘Nee, klopt,’ zegt ze, ‘de reiskosten worden al vergoed door de opdrachtgever. Dan mag ik ze toch niet ook nog eens terugvragen aan de belastingdienst. Dat is dubbel.’ 

‘Nee,’ zeg ik, ‘nu neem je ze alleen aan de inkomsten kant op. Dat betekent dat je winst stijgt en dat je daardoor ook meer belasting en zvw betaalt. Je maakt ook kosten voor het reizen. Die kun je gewoon van de winst aftrekken, want dan ben je (bijna) kostenneutraal en hoef je dus geen extra belasting te betalen.’ 

Het kwartje viel helaas niet gelijk. Ze bleef maar volhouden dat ze dan dubbel geld kreeg en dat dit echt niet kon. Uiteindelijk alles even laten sudderen en we spraken af dat we dit de volgende dag nog even face tot face zouden doorneem. De volgende dag begreep ze het gelukkig wel. Later bleek dat ze ook nog heel veel zakelijke ritjes op de fiets maakte die ze ook niet aftrok. 

Lessen van vandaag: 

Ten eerste vraag je kosten niet terug aan de belastingdienst. Je trekt ze af van de winst. Waardoor je belastingdruk verlaagt. Je krijgt het dus niet “terug” van de belastingdienst. Op de een of andere manier denken veel ondernemers dat ze gemaakte zakelijke kosten honderd procent terugkrijgen van de belastingdienst, dat is dus niet zo. 

Ten tweede: als je zakelijke ritjes maakt voor je onderneming kun je altijd de kosten opvoeren. Bij openbaar vervoer, de ov-kosten, taxikosten, bij gebruik van privéfiets of privéauto bedraagt dat 21 cent per gereden kilometer. Dit geldt voor alle zakelijke ritjes, dus ook als je inkopen gaat doen voor de zaak of als naar je boekhouder fietst. 

In het beste boekhoudpakket van Nederland, kun je trouwens heel goed je kilometers bijhouden (idem voor je gewerkte uren). Uiteindelijk scheelde het bij haar bijna € 350 belasting en zorgverzekeringwet.  

En ja, ze heeft gelukkig het huurhuis gekregen. 

Meer lezen over de belevenissen van een boekhouder?      

Mocht je meer verhalen zoals deze willen lezen? Bekijk dan de LinkedIn-pagina van Ronald Harreveld of bestel zijn boek Belevenissen van een boekhouder.